Bakgrund

Vi har under många år haft stora problem med uppföljningen av vilka föreningsavgifter (årliga medlems- och deltagaravgifter) som är aviserade, betalda, obetalda, vilka medlemmar har slutat, vilka nya har börjat och då återigen – vem är aviserad, vilka har betalt osv. Detta har medfört en stor onödig tidsåtgång och då givetvis stora administrativa kostnader samtidigt som vi inte alltid haft en uppdaterad medlemsmatrikel. Vi gör nu om hela denna hantering i-och-med avgiftsåret 2019.

Vår leverantör av vårt stora medlemssystem SportAdmin fortsätter även de att utvecklas och har nu lanserat en ny tjänst som kallas Kansliservice. Detta medför en hel del förändringar mot tidigare;

Föreningens version 1: Manuella postala fakturor utan uppföljning

Föreningens version 2: Fakturor i PDF-format som mejlats ut och försök till manuell uppföljning utan 100%-ig säkerhet.

Kansliservice

Version 3! Vi har ju medlemmar som inte kommer påföras någon kostnad, exempelvis alla ideella ledare ska givetvis inte behöva betala för att jobba ideellt. Men för att kunna bedriva vår verksamhet behöver vi ju givetvis intäkter. Våra aktiva medlemmars föreningsavgifter utgör föreningens största och viktigaste inkomstkälla. Så det är extra viktigt att vi har kontroll på detta.

Du kan läsa mer om våra avgifter i Röda Trådens stycke Föreningsavgifter 

Hur går det till?

• I samband med den årliga aviseringen i början av mars, med betalningsförfallodatum 31a mars, inför kommande avgiftsår (ex-vis 2021-04-01 – 2022-03-31), så kommer ett mejl skickas ut till resp. medlem med två länkar. En för betalning och en där medlemmen direkt kan svara att man inte ska vara med. Väljer man att inte vara med tas medlemmen automatisk bort direkt ur vårt system.
• En administrationsavgift (i skrivande stund 49 kr) betalar medlemmen till SportAdmins samarbetspartner (f.n. Billmate). Alternativet hade varit för oss som förening att höja avgiften betydligt mer än så för att täcka de administrativa kostnader vi har haft för denna hantering. Så detta blir både billigare och effektivare för alla!
• Medlemmen får även olika betalningsalternativ: Kortbetalning, Faktura eller Delbetalning. Den sistnämnda har olika villkor och ev. även extra kostnader knutna till sig om medlemmen väljer detta alternativ. Dvs ingen skillnad mot andra betalningar på nätet.
• Vi som förening får in pengarna snabbt - veckovis i en utbetalning från Billmate, oavsett valt betalningsalternativ, där Billmate även sköter all påminnelsehantering.
• Vi som förening har möjlighet att lätt kontrollera status på de olika betalningarna. Vem har tackat nej, vem har inte öppnat länken, vem har betalt, vem har inte fått, vem som inte ska faktureras osv. Vi kan även lätt skicka om mejlet med länken, ta bort om personen slutat utan att meddela osv.
• Medlem kan själv komma åt länk för avgiften via Medlemsappen under menypunkt Avgifter.

OBS!

Om inte avgiften är betald innan sista förfallodatum så tas medlemmen automatiskt bort från laget och medlemsgruppen. Man behöver således ansöka om nytt medlemskap och fylla i samtliga kontaktuppgifter återigen. Detta gör vi för att hålla ett så rent system som bara möjligt är. Det är med andra ord nu mer mycket viktigt att man betalar sin avgift i tid!